Si has decidido emprender te habrás dado cuenta de que, una vez que tienes la idea, creas el plan de negocio y testeas su funcionamiento, conseguir gastar lo mínimo en la empresa (sin descuidar la buena disposición de cara a los clientes) es fundamental. Son muchos los costes fijos que tiene poner tu propio negocio en marcha, como el alta como persona autónoma, los costes del local, la asistencia a algún curso o el propio coste de los equipos. Por tanto, necesitarás recortar gastos y contar con herramientas que te ofrezcan todo aquello que necesites al menor coste posible.
Si todo esto te suena, no te pierdas este post: te vamos a contar las opciones de software gratuito más interesantes para ti y tu negocio.
Opciones de software gratuito que facilitan arrancar tu negocio
En los tiempos que corren, la comunidad emprendedora debe apoyarse en herramientas informáticas para poder poner en marcha nuestra idea.
La digitalización es prácticamente una obligación, y serán muchos los trámites los que deberás realizar a través de la red. Eso sin olvidarnos del marketing, la publicidad o la gestión de proveedores y clientes.
En el mercado existen muchas herramientas perfectas para ayudarte a poner todo esto en marcha. Algunas de ellas son gratuitas, por lo que podrás dedicar tu dinero a invertir en otras áreas de la empresa. Analicemos, por áreas, cuáles son las opciones de software gratuito que mejor funcionan.
Gestión y facturación
Elegir la mejor herramienta gratuita va a depender de lo que tu negocio precise. Hay soluciones que agrupan toda la gestión, incluyendo proveedores y relaciones con los clientes junto con la facturación, pero por lo general suponen un desembolso económico que pocos emprendedores pueden asumir.
Si solo necesitas un software que te ayude con la facturación, puedes probar Factura Directa. Esta solución cuenta en la actualidad con más de 75 000 usuarios/as y es una buena forma de organizar todo lo relativo a este asunto.
Si precisas gestión de punto de venta, una buena herramienta totalmente gratis es Caja Square. Y, si quieres algo más completo, te recomendamos probar el ERP Openbravo y el CRM Zoho CRM, dos soluciones de las que los usuarios hablan maravillas y que, aunque tienen versiones de pago, las limitaciones de las cuentas gratuitas son muy pequeñas.
Textos y hojas de cálculo
En tu día a día tendrás que escribir y las hojas de cálculo se convertirán en fundamentales, aunque nunca hayas trabajado con ninguna.
En este punto, no hay discusión. Puedes probar OpenOffice si quieres tener la herramienta instalada en el ordenador. Y, si vas a cambiar de dispositivo en el trabajo, lo mejor es que todos tus documentos estén en la nube. La solución pasa entonces por utilizar Google Docs.
Lo que está claro es que ambos software te proporcionan sin coste alguno un procesador de textos, herramientas para la creación de presentaciones al estilo Power Point y hojas de cálculo.
Además, si dispones de un ordenador con sistema operativo Mac también puedes optar por las aplicaciones nativas para él: Pages (procesador de Textos), Numbers (editor de hojas de cálculo) o Keynote (para hacer presentaciones). Solo tienes que entrar en la App Store de tu ordenador y descargártelas. Además, podrás llevarte los documentos a cualquier parte gracias al iCloud.
Publicidad y marketing online
Estar posicionado en Internet, lograr que los clientes te conozcan a través de los perfiles en redes sociales o llegar a ellos a través de la red es una de las claves del éxito de los negocios. Sí, para esto también puedes utilizar herramientas gratuitas.
Por ejemplo, para olvidarte de la gestión de las redes sociales puedes contar con herramientas como BlogsterApp, quienes, además, son una startup canaria que han contado con el apoyo de Emprende.ull desde sus comienzos.
En su versión gratuita obtendrás muchas funcionalidades para poder llenar de contenido tus perfiles, programando las publicaciones con antelación, y dejando que planifique de manera automática el contenido de tu blog.
En cuanto al posicionamiento, una buena forma de trabajarlo es a través de las herramientas que Google pone a tu disposición. Por ejemplo, con el planificador de palabras clave de Google Ads podrás saber cuáles son los términos en los que se posiciona tu competencia. También cuentas con Google Trends, una buena forma de saber sobre qué temas se interesan los clientes.
Si quieres realizar campañas de email marketing, puedes utilizar MailChimp para enviar correos de manera masiva. Los estudios de mercado también son gratis a través de la versión free de Survey Monkey o con Google Forms.
Gestión de proyectos y tareas
Poner en marcha un negocio propio exige mucho de la persona emprendedora. Además de realizar tu trabajo habitual (ese por el que abres la empresa), deberás tener en cuenta que tendrás que mantener relaciones comerciales con proveedores y clientes, y no podrás olvidarte de realizar las labores de facturación. Para todo esto es fundamental contar con un gestor de proyectos y tareas.
Trello es la solución perfecta para ello. Tanto si se trabajas solo como si cuentas con un equipo, la versión gratuita de esta herramienta es perfecta para que no se te pase nada. Además, podrás combinarla con otras herramientas que utilizas en el día a día.
En cuanto a la gestión de tareas, siempre puedes contar con una agenda de papel, como se ha hecho toda la vida. O puedes apoyarte en herramientas como Evernote, RemembertheMilk o Google Keep, tres soluciones que te permiten tomar notas, fijar reuniones y señalar esa fecha de entrega que no puedes olvidar.
La gestión del tiempo también será sumamente importante (te darás cuenta de que los días deberían ser más largos), pero con herramientas como Rescue Time o Teamviz lo tendrás más controlado.
Almacenamiento de datos
Para terminar con este listado con las distintas opciones de software gratuito que existen y pueden ayudarte con tu proyecto, vamos a hablar de las distintas herramientas de almacenamiento de datos.
Ya te habrás dado cuenta de que, para trabajar, deberás tener a tu alcance en todo momento multitud de documentos. En la oficina, en casa o en el móvil tendrás que consultar datos e informes para poder dar una solución rápida a los clientes. Pues bien, con Google Drive o Dropbox no tendrás problemas: todo lo importante estará siempre en la nube.
Podríamos seguir dándote opciones de software gratuito realmente interesantes para tu negocio durante mucho tiempo. Te aconsejamos que, cuando necesites una herramienta, pruebes su versión sin coste: tal vez sea suficiente y consigas destinar ese dinero para otras inversiones de tu empresa.
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