¿Qué datos incluir en una factura? Todos los elementos necesarios para que tenga validez

lunes 15 de julio de 2019 - 08:59 WEST

Hay mucha información y diversas opiniones acerca de la deducción de los tickets de gastos. De forma general, el criterio dice que son fiscalmente deducibles los gastos necesarios para que se desarrolle una actividad económica determinada y que han de estar justificados debidamente con una factura. Pero la controversia llega con qué datos incluir en una factura. Vamos a verlo a continuación.

 ¿Qué datos incluir en una factura?

  1. Número y, en su caso, serie.
  2. Fecha de expedición.
  3. Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
  4. NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.

Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:

  • Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.
  • Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto, es decir, el destinatario de la factura es un empresario o profesional.

      5. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.

      6. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones (siempre que sea preciso incluirlo)

      7. Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IIGIC incluido”

      8. Contraprestación total.

      9. En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.

     10. En su caso, si se está incluido en algún régimen especial, así como la aplicación de una exención de un artículo concreto, ha de estar recogido en el documento. Tales como “Régimen especial comerciante minorista”, “REPEP”, aplicación de la retención reducida de 7% en concepto de IRPF, inversión de sujeto pasivo, “Régimen especial de Agencias de viajes” o “Régimen especial de bienes usados”.

¿Cómo se deben reflejar los datos en una factura?

Ahora que ya sabemos qué datos obligatorios incluir en una factura, vamos a ver cómo debemos reflejar cada uno de ellos. 

Actualmente existen diferentes formas de controlar las finanzas de una empresa pero, a continuación, vamos a detallarte la forma adecuada de reflejar cada uno de los datos citados con anterioridad en tus facturas:

Fecha de emisión de la factura

Es esencial que incluyas la fecha en la que se emite una factura porque, a efectos tributarios, supone el período en el que se ha facturado y dicta el instante en el que se han de imputar los impuestos que correspondan.

Por otro lado, la factura se utiliza como referencia a efectos de cobro, ya que indica el inicio del plazo de pago.

Fecha de vencimiento de la factura

Esta fecha indica el plazo que se comprende entre la emisión y el vencimiento de la factura.

Con la fecha de vencimiento de la factura marcas el límite del plazo para el abono de la misma por parte del receptor.

Número de factura

Este puede ser uno de los elementos más sencillos que se han de incluir, pero también es uno muy importante, ya debes hacerlo con la mayor de las cautelas. 

Con el número de factura se identifica este servicio o producto en el seno de la contabilidad de una empresa y, por tanto, cada factura debe tener un número único. En un mismo año, no es posible que tengas dos o más facturas con un mismo número. Si eso sucediera es porque algo no se ha hecho bien. 

Los números de factura deben ser correlativos y marcar una continuidad. Es decir, antes de la factura 20 va la 19 y después de la factura 20 va la 21. Tan solo se podrían realizar saltos en la facturación en caso de que haya listados de facturación diferentes entre sí, por su procedencia. En ese caso se deben organizar series de facturación.

Las series de facturación se realizan, por ejemplo, en caso de que una empresa disponga de diferentes centros o tiendas. En un supuesto como este, no es necesario realizar una interrelación al instante entre ambas, para emitir dos facturas que cursen con el mismo número.

Otro ejemplo para organizar y ordenar la facturación puede ser de forma anual, para ello se pueden incluir prefijos tales como 2019. La primera factura que se emita sería 2019/1, la segunda sería 2019/2, y así sucesivamente.

Puedes crear tantas series de facturación como estimes oportunas, siempre y cuando respetes la correlación entre ellas.

 

 

 

Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura

Lo que diferencia un ticket de una factura es la inclusión de los datos fiscales del receptor y del emisor.

Los datos que deben reflejarse son nombre y apellidos si se trata de un trabajador autónomo. Si el emisor es una empresa, la denominación social, el domicilio completo y el CIF o NIF que corresponde a la identificación fiscal de empresas o autónomos, respectivamente.

Si eres un emprendedor o una emprendedora de responsabilidad limitada o una sociedad unipersonal, se ha de especificar esta circunstancia en la denominación de los datos fiscales con las siglas correspondientes, E.R.L. o U.

Concepto, importe e impuestos de la factura

El concepto por el que se emite una factura debe estar claramente especificado y se aviene a la motivación del pago. Es decir, corresponde con el servicio prestado o el producto vendido, lo cual va a determinar el tipo impositivo que se incluirá en la factura.

Si eres autónomo/a y prestas un servicio profesional a una empresa, no olvides incluir el IRPF en la factura.

El importe que corresponde a la base imponible se corresponde con el precio del producto o servicio antes de impuestos. El total es el sumatorio de impuestos como el IVA, el IGIC o gastos realizados en virtud del servicio y que haya que repercutir de forma directa al cliente, por lo que habrá que restar los conceptos derivados de la retención correspondiente al IRPF o a algún tipo de descuento.

Datos registrales

Una persona autónoma inscrita en el Registro Mercantil como Emprendedor de Responsabilidad Limitada o una sociedad han de incluir en su factura los datos registrales de la inscripción y consiste en el tomo, el folio, etcétera.

Datos complementarios

Si el emisor de la factura está sujeto al criterio de caja para que se contabilice el Impuesto al consumo que corresponda, ya sea IGIC o IVA, ha de incluirlo en la misma para que el receptor sepa que no se la podrá deducir hasta que se abone. De la misma forma, el emisor no tiene obligación de abonar el IGIC/IVA a la Administración Tributaria canaria/Agencia Tributaria hasta su cobro.

Esperamos que con este artículo te hayan quedado claros todos los conceptos esenciales acerca de qué datos incluir en una factura para que ésta tenga plena validez.

Si tienes alguna duda al respecto, recuerda que puedes contar con el asesoramiento de nuestro equipo. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

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