¿Para qué sirve la firma electrónica y cómo la utilizo?

martes 12 de marzo de 2019 - 13:09 WET

Durante los últimos años, gran parte de los sectores sociales y de la ciudadanía en general han venido reclamando una mayor agilidad en sus relaciones y trámites con la administración pública. El avance de las nuevas tecnologías y de la seguridad informática ha facilitado la aparición de una herramienta que ha servido para simplificar y agilizar esos trámites que cualquier persona tiene o quiere realizar con la administración: la firma electrónica.

Cierto es que debemos puntualizar que la implantación de los trámites electrónicos se encuentran más desarrollados en función de la administración a la que nos refiramos. Si bien en la administración general del estado y en la de las comunidades autónomas, ya casi la totalidad de los trámites pueden realizarse de manera telemática, es cierto que a las administraciones locales, salvo contadas excepciones, aún les queda camino por recorrer.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica no es más que un conjunto de datos que se asocian a un documento electrónico y que identifican al firmante del mismo de manera inequívoca. Además, asegura la integridad del documento que ha sido firmado de manera electrónica (asegura que el documento firmado es exactamente igual que el original y que no se ha visto alterado o manipulado). Junto con todo ello, una propiedad que caracteriza a la firma electrónica es el llamado no repudio, esto es, la firma es única y exclusiva, y por tanto, el titular de la misma no puede decir que no ha firmado el documento.

¿Qué utilidad y ventajas tiene la firma electrónica para emprendedoras y emprendedores?

Tal y como se ha mencionado anteriormente, todos los sectores de la sociedad pueden acceder de forma telemática a la mayor parte de los trámites y gestiones a realizar con la administración: desde empresas, hasta cualquier ciudadano/a.

Especial interés tiene este tipo de herramientas para aquellas personas emprendedoras que quieran poner en marcha un negocio, pues todos los trámites de alta como empresario pueden realizarse de manera telemática, si bien en este caso, recomiendo el asesoramiento técnico de profesionales relacionados con esta materia, como puede ser el Servicio de Emprendimiento de la Fundación General de la Universidad de La Laguna que, de forma totalmente gratuita, presta este tipo de asesoramiento gracias a la financiación del Servicio Canario de Empleo y del Fondo Social Europeo.

Volviendo a las utilidades de la firma electrónica, podríamos llenar multitud de páginas relacionando aquellos trámites y gestiones que podemos realizar de manera telemática si disponemos de firma electrónica (mejor dicho, de certificado electrónico. Luego veremos la diferencia entre ambos), pero vamos a nombrar sólo algunos ejemplos que nos puedan sonar:

  • Realización de la declaración de la renta
  • Solicitud y descarga de nuestra vida laboral
  • Renovación de la demanda de empleo
  • Solicitud de subvenciones
  • Registro de documentos
  • Alta como trabajador/a autónomo/a
  • Recepción de notificaciones electrónicas por parte de la administración
  • Firma de correos electrónicos y otros documentos

Y todo ello, sin tener que levantarnos del ordenador.

¿Es lo mismo certificado y firma electrónica?

Debemos tener en cuenta que ambos conceptos (certificado y firma) no son lo mismo. Para poder firmar electrónicamente un determinado documento, debemos disponer de un certificado electrónico.

El certificado electrónico o el DNI electrónico (el que dispone del chip en nuestro DNI) contienen una serie de claves que son los elementos necesarios para poder firmar y que asocian la firma de manera inequívoca al titular del certificado.

Estos certificados electrónicos son emitidos y concedidos en nuestro país por diferentes Proveedores de Servicios de Certificación:

 

 

¿Qué pasos como emprendedora o emprendedor debemos dar para obtener un certificado electrónico?

Conociendo ya la diferencia entre certificado y firma electrónica, debemos ser conscientes que sin el primero no podremos tener el segundo. La obtención del certificado electrónico es un procedimiento bastante sencillo que se realiza en un par de pasos, pero que conlleva tener que acudir a alguna Oficina de Verificación de Identidad donde se corrobora la identidad de la persona que va a ser titular del certificado.

Aquí podrás acceder a un mapa estatal donde localizar las Oficinas de Verificación de Identidad existentes en la actualidad.

Debemos aclarar que en el caso de querer disponer de firma electrónica a través del DNI electrónico, la única forma de proceder es acudiendo a la Dirección General de Policía, donde verificarán la identidad del titular.

El primer paso para la obtención del certificado electrónico (no válido para el DNI electrónico), será la obtención de un código de solicitud a través de Internet.

Aspectos a tener en cuenta por emprendedoras y emprendedores

Debes tener en cuenta que el ordenador que utilices para la solicitud de este código debe ser el mismo donde instalarás el certificado electrónico. Además, en el período comprendido entre la solicitud del código y la instalación del certificado en nuestro ordenador, no debemos realizar actualizaciones del sistema operativo.

Otro detalle a tener en cuenta es el navegador desde el que realicemos la solicitud del código y desde el que posteriormente vayamos a utilizar nuestro certificado, y por tanto, a firmar documentos. Habitualmente, los navegadores que permiten la utilización de certificados electrónicos son Firefox e Internet Explorer. El navegador Google Chrome suele ser incompatible con la utilización de certificados electrónicos.

Dicho esto, y una vez obtenido nuestro código de solicitud (nos llegará un mail con el código a la dirección de correo electrónico que especifiquemos), debemos acudir a una de las Oficinas de Verificación de Identidad con nuestro DNI y el código. Una vez verificada la identidad, el/la funcionario/a que nos haya atendido procederá a remitirnos un correo electrónico con el enlace desde donde podremos descargarnos nuestro certificado electrónico (desde el mismo ordenador donde realizamos la petición del código de solicitud).

Una vez descargado nuestro certificado electrónico, es más que recomendable realizar una copia de seguridad y exportarlo a otro soporte por si tuviéramos que utilizarlo en otro ordenador.

Ya dispongo de certificado electrónico…¿Cómo firmo un documento?

Disponemos de dos opciones para poder firmar electrónicamente nuestros documentos:

  • Descargando una aplicación en nuestro ordenador que nos permita realizar la firma electrónica a través de nuestro certificado. En este caso, una vez dispongamos de esa aplicación (existen muy diversas aplicaciones. Las más utilizadas son AutoFirma, ecoFirma, Cliente@Firma. 
  • O bien, podemos firmar directamente a través de Internet: normalmente empleamos esta opción cuando estamos tramitando o gestionando algún procedimiento con la administración (Cuando queramos acceder a la sede electrónica de alguna administración nos solicitarán que lo hagamos con nuestro certificado electrónico. De esta forma, para cualquier trámite que realicemos quedará constancia de que la persona que lo ha realizado es la titular del certificado).

La obtención del certificado electrónico es el paso principal para poder firmar electrónicamente cualquier documento y para realizar trámites con la administración. Para su obtención deberás entrar en la web de cualquier proveedor de Servicios de Certificación y solicitar el código de solicitud cumplimentando datos del que va a ser el titular del mismo.

Una vez recibas tu código (vía mail), deberás dirigirte a una Oficina de Verificación de Identidad con el código y tu DNI. Posteriormente recibirás un mail con un enlace desde donde podrás descargar tu certificado electrónico. Ahora que ya dispones de él, sólo falta que te familiarices con los trámites telemáticos. Es fácil, rápido y agilizas los tiempos de esperas.

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Jorge Padrón, colaborador Emprende.ull
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