Para conseguir personas eficientes y productivas a la hora de trabajar en equipo, las empresas precisan de medios que ayuden al personal a la gestión de proyectos online. Sin estos instrumentos, resulta muy difícil poder llevar un control exhaustivo sobre en qué se está trabajando y cómo se está llevando a cabo el proceso.
Resulta fundamental, por lo tanto, contar con una serie de herramientas de gestión de proyectos online que puedan servirnos para realizar un seguimiento del trabajo. De este modo, podremos realizar una planificación que organice las tareas y el capital humano. En definitiva, que nos permita la ejecución del proyecto y mantenerlo bajo control hasta que hayamos conseguido los objetivos previstos.
¿Para qué queremos herramientas de gestión de proyectos online?
Cada vez son más las empresas que enfocan su trabajo hacia la consecución de objetivos. Estamos dejando atrás la cultura presencialista y nos empezamos a plantear trabajar en equipo, desde cualquier lugar. Todo ello ha sido propiciado por la tecnología mobile.
Esta forma de trabajar permite más flexibilidad y mayor comodidad para los trabajadores y las trabajadoras. Pero, para funcionar correctamente, debemos estar coordinados. Las herramientas de gestión de proyectos online nos ayudarán a tenerlo todo bajo control: personal, infraestructura y fases del proyecto.
Las principales herramientas para la gestión de proyectos online en equipo
Asana
Se trata de una de las apps decanas en gestión de proyectos online. Su usabilidad, tanto para web como para dispositivos móviles, permite que los equipos de trabajo puedan compartir archivos, feedbacks, planificar, seguir los procesos de los compañeros, organizar y ver en qué trabaja cada miembro del equipo.
Google Hangouts
La archiconocidísima plataforma de Google que permite compartir un sistema de mensajería entre los equipos del grupo.
Permite que se compartan fotos y se realicen llamadas de voz y videollamadas entre las personas.
Google Drive
Si hablamos de Google, no podíamos dejar de mencionar Drive como una de las mejores herramientas de gestión de proyectos online que existen actualmente.
Esta herramienta permite compartir archivos y editarlos. Lo mejor es que puedes hacerlo todo en tiempo real. Estarás conectado con tus compañeros y compañeras desde donde te encuentres. Es una de las apps más simples y eficaces.
GoToMeeting
Con esta herramienta ya puedes olvidarte de estar presente en la oficina. Si cada uno tiene su lugar propio para trabajar, GoToMeeting os reúne a través de esta app para llevar a cabo reuniones virtuales. Nada de perder el tiempo en coger transporte y plantarte en la sede de la empresa. Podemos encontrarnos online a través de esta sencilla aplicación.
Trello
En este caso nos olvidamos de hojas de cálculo, post-it, correos electrónicos, softwares poco adecuados… Todo lo que esté relacionado con tu proyecto lo podrás ver a través de una sola pantalla. Tendrás un tablero gigante, completamente operativo y desde el que se observa todo lo que rodea al proyecto en el que se trabaja. Ningún cabo se queda suelto y todo se actualiza en tiempo real. Puedes añadir a tantos miembros del equipo como quieras.
WeTransfer
A veces, cuando se trabaja en equipo, es necesario enviar archivos que pesan demasiado. La tarea se convierte en algo muy tedioso y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, con esta app podrás enviar grandes archivos sin problema.
Expensify
Expensify es una herramienta de gestión de proyectos online súper eficaz.
Con ella, olvídate de las facturas, los números y las transacciones. Nos podremos dedicar en cuerpo y alma al proyecto.
Gracias a esta app, podremos importar transacciones bancarias, operaciones con tarjetas, capturar el kilometraje y cualquier tipo de gasto que podamos facturar. También permitirá a los miembros del equipo escanear sus recibos y subirlos automáticamente a la plataforma.
Herramientas de autogestión
Podemos colaborar con un equipo de trabajo y beneficiarnos de las herramientas para la gestión de proyectos online, pero también debemos cumplir con nuestro cometido. Es decir, como parte de un todo, debemos gestionar nuestras tareas, nuestros tiempos y hasta nuestras distracciones. Solo de esta manera podremos conseguir las metas que nos hayamos marcado con el equipo de trabajo.
Mailjet
El correo electrónico ya no te dará problemas, podrás enviar y recibir emails de manera responsive. Puede servir para todos los miembros del grupo o puedes utilizarlo como herramienta de gestión individual.
Productivity Owl
Con esta extensión para Chrome, evitarás pasar más tiempo del necesario en una página web. Controlarás cuánto llevas en el site recopilando información y te avisará cuando crea que ya llevas demasiado tiempo en la página web.
Primaerp
Es una herramienta de gestión de proyectos online esencial para las personas que trabajan en equipo y por consecución de proyectos.
Te permite “fichar” online y registra hasta el último minuto que pasas trabajando. Así sabrás cuántas horas reales has echado en cada proyecto y podrás cobrar en base al tiempo de trabajo.
Any.do
Se trata de un auténtico gestor de tareas para ti mismo. Disponible para Android e iOS.
YouCanBook.me
Se acabó tener que estar pensando en citas y en fechas libres para quedar con tus compañeros de equipo o con clientes. Esta herramienta se combina con Google Apps o iCloud y relaciona los calendarios, de manera que los usuarios y las usuarias puedan reservar una cita contigo en función de tus huecos libres.
Buzzstream
Buzzstream es un CRM con dos tipos de funciones. Por un lado, te ayuda a construir enlaces y, por otro, gestiona tu comunicación en redes sociales. Al final potencia la visibilidad de los emprendedores.
Zoho CRM
Este gestor te permite realizar un seguimiento de tus clientes/as y potenciales y saber si les estás dando el mejor servicio. Además detecta nuevas oportunidades de negocio.
Remember the Milk
Si quieres mantener tu cabeza desocupada, esta es tu herramienta. Sirve de lista de tareas. Es sencilla y operativa y te permitirá consultarla cada día sin tener que llenar el escritorio de post-it o abrir cientos de notas en los dispositivos.
Por supuesto, existen muchísimas más herramientas que pueden ayudarte en la gestión de proyectos online. Puedes probar algunas más. No obstante, echa un vistazo a estas que te hemos presentado y verás cómo te encuentras más libre de trabajo y mucho mejor organizado/a. Interactuarás mejor en las relaciones de equipo y, a la vez, sacarás más tiempo y de más calidad para ti mismo/a.
¿Quieres empezar a implementar este tipo de herramientas de gestión de proyectos online? ¿Necesitas asesoramiento para empezar con tu negocio? Recuerda que en Emprende.ull estamos siempre para ayudarte y asesorarte para que tu proyecto se haga realidad y triunfe.
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