Gastos fiscalmente deducibles en el IRPF

lunes 03 de junio de 2024 - 14:00 WEST

Llega la primavera y con ella la declaración anual del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (en adelante IRPF). Todo empresario individual comienza a preparar la documentación necesaria para presentar su declaración.

Los ingresos y los gastos se detallan en el modelo 100 arrojando un resultado contable que será susceptible de aplicación de impuesto. Pero, ¿es posible ahorrar si hemos incurrido en gastos? La respuesta es sí. Los gastos fiscalmente deducibles representan un importante ahorro económico, ya que minoran los ingresos y, consecuentemente, el tipo impositivo que nos corresponderá aplicar será menor.

¿Por qué? Pues porque el IRPF es un impuesto progresivo, y a medida que aumenta la base, aumenta el porcentaje que nos corresponde, tal y como se muestra en la siguiente tabla:

Tramo de base liquidable Gravamen

De 0,00 € a 12.450,00 €

 19%
De 12.450,00 € a 20.200,00 €

24%
De 20.200,00 € a 35.200,00 €

30%
De 35.200,00 € a 60.000,00 €

37%
De 60.000,00 € a 300.000 €

45%
De 300.000 € en adelante

47%

Por esta razón, es fundamental conocer los requisitos que nos permiten deducir un gasto. La normativa es clara. Para que un gasto sea reconocido como deducible tiene que cumplir tres requisitos: 

  1. En primer lugar, tiene que estar vinculado a la actividad que se desarrolla. No es posible deducir, en ningún caso, gastos personales como si fueran gastos derivados de la empresa.
  2. Debemos tener documento justificativo del gasto: la factura. Deberá ser un documento numerado que incluya todos los detalles del emisor y destinatario, como la denominación, DNI de cada uno, dirección, objeto del servicio o compra, fecha, forma de pago y firma o sello.
  3. Por último, deben estar registrados contablemente en los libros de gastos e inversiones.

Si cumplimos estos tres requisitos, ¿podemos incluir los gastos en nuestra declaración del IRPF y reducir el resultado contable?

Hay que recordar que en el IRPF existen dos modalidades para declarar ingresos. Debemos distinguir a los empresarios que están incluidos en el Régimen de Estimación Objetiva, de los empresarios que están dados de alta en el Régimen de Estimación Directa (ya sea modalidad simplificada o normal). Los primeros pagan impuestos en función de parámetros, mientras que los segundos atienden a la relación de ingresos menos gastos. Serán estos últimos quienes podrán incluir en su declaración la relación de gastos deducibles que veremos a continuación con más detalle:

  • Gastos derivados de la explotación: son los gastos relativos a compra de materias primas, envases y embalajes o material de oficina. Todos los consumibles que son necesarios para llevar a cabo la actividad.
  • Sueldos y salarios: los gastos de remuneración, así como las pagas extraordinarias, dietas, gastos de viajes, premios, retribuciones en especie e indemnizaciones se consideran gastos afectos a la actividad y, por tanto, fiscalmente deducibles; con una única salvedad, que es el caso de los autónomos dependientes, a los que no se les permite contratar personal.
  • Seguridad social a cargo de la empresa: tanto las cotizaciones de los trabajadores contratados, como las correspondientes al alta del autónomo en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) se incluyen como gastos en la declaración del IRPF.

A partir del 1 de enero de 2023, las personas dadas de alta en el RETA pagarán sus cuotas a la Seguridad Social en función de los rendimientos anuales obtenidos en el desarrollo de su actividad económica. Por tanto, la base de cotización tendrá un carácter provisional, y será regularizada al año siguiente en función de los rendimientos reales obtenidos. 

El fruto de esta regularización podrá ser el abono de un importe o la solicitud de devolución del mismo, siempre en materia de cuotas satisfechas al RETA. Este ajuste es importante y su aplicación en la declaración del IRPF. Si como resultado de la regularización de cuota a la Seguridad Social tuviéramos que abonar un importe, éste tendrá la consideración de mayor gasto de la actividad y podrá ser considerado como tal en el IRPF del siguiente año.

Sin embargo, si la regularización diera como resultado una cantidad a devolver al contribuyente, se deberá integrar como mayor rendimiento en la declaración del IRPF del ejercicio siguiente.

  • Otros gastos de personal: pueden incluir gastos de formación del personal, seguros de accidente o salud y obsequios (tales como las cestas de Navidad). 

En el caso de los uniformes, solo se admite el gasto de vestuario profesional cuando se trata de ropa de protección, o uniformes y otras prendas con el anagrama del negocio. 

  • Arrendamientos y cánones: los gastos de alquileres de locales, cánones derivados de franquicias, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables. 

Por tanto, se incluye cualquier régimen de arrendamiento, como una maquinaria, o un renting de vehículo, impresoras o máquinas expendedoras.

  • Reparaciones y conservación: son los gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que tienen la consideración de inversiones amortizables en los años de vida útil que le corresponda según la naturaleza del elemento. 
  • Servicios de profesionales independientes: son los gastos relativos a los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes. En definitiva, cualquier gasto realizado a otro profesional o empresa relacionado con nuestra actividad.
  • Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas.
  • Suministros: hace referencia a los gastos de agua, luz, gas, teléfono e internet incurridos en el local comercial de la actividad. Cuando la actividad se desarrolla en un local se pueden deducir estos gastos en su totalidad, pero cuando se desarrolla en el domicilio o vivienda habitual se hace necesario calcular la proporción del gasto que corresponde al uso empresarial y separarlo del uso privativo. Los gastos de suministros de dicha vivienda serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. 

Por ejemplo: María desarrolla su actividad en su vivienda habitual. Es community manager y tiene una habitación de su casa destinada a su negocio. La vivienda tiene 180 metros cuadrados de superficie, y el despacho que utiliza tiene 45 metros cuadrados. ¿Qué proporción de gastos será deducible si ha pagado un total anual de 5.500 euros de luz? 

Teniendo en cuenta la normativa, la proporción de metros destinados a la actividad será 45/180 = 0,25; por lo que representa un 25% de la superficie. El porcentaje de deducción aplicable según la normativa sería: 30% x 25% = 8%.  Por tanto, los gastos de luz que puede deducir María en su declaración de IRPF serían: 5.500 x 8% = 412,50 euros.

Sin embargo, en el caso del teléfono y los gastos derivados del mismo, la interpretación de la AEAT sólo admite el gasto si se dispone de dos líneas de teléfono bien diferenciadas, una de uso personal, y otra de uso privativo, ya que considera que el uso debe ser exclusivo para admitirlo como tal. De lo contrario, no admite el gasto en concepto de telefonía.

  • Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales pueden integrarse como parte del gasto de la empresa.

Esto significa que si la actividad está censada en el domicilio de la vivienda habitual te podrás deducir el IBI del inmueble, en la proporción que te corresponda según los metros cuadrados destinados a la actividad, tal y como se detalla en el punto anterior (proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad y la superficie total y la aplicación de un 30%).

  • Gastos financieros: los gastos procedentes de intereses de préstamos y créditos, los recargos por aplazamiento de pago de deudas y los intereses de demora de aplazamientos de los pagos a la Administración Tributaria también serán fiscalmente deducibles.
  • Amortizaciones: se trata del importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad en el activo del balance de situación. Hay que comprender el concepto de amortización, ya que se trata de un gasto contable y no de un gasto real, es decir, no implica desembolso económico.

El concepto de amortización hace referencia a recuperación de la inversión. No es un gasto propiamente dicho, ya que no hay salida de dinero real, pero es una forma de calcular el retorno de la inversión. Por ejemplo, si se decide comprar un elemento para la actividad que tenga carácter permanente, como, por ejemplo, un ordenador, le corresponde una amortización del 25% anual, lo que significa que tiene una vida útil de 4 años (viene tipificada en el Plan General de Contabilidad).

Imaginemos que se ha adquirido material informático por valor de 1.000€, y le corresponde entonces una amortización de 250€ cada año, durante 4 años. Tendremos 1.250€ de gastos el primer año, donde 1.000€ hacen referencia a la compra del elemento y 250€ a la amortización, aunque no hayamos gastado esos 250€. El segundo, tercer y cuarto año tendremos 250€ de gasto en concepto de amortización por el material informático, y no simboliza salida de dinero real. Debido a esto, la amortización representa un importante recurso en materia fiscal. Es importante recalcar que no se pueden amortizar elementos consumibles, como material de oficina, ya que no forman parte de la inversión de la empresa.

  • Otros gastos deducibles: la adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
  • Provisiones fiscalmente deducibles y gastos de difícil justificación:  los gastos procedentes de las provisiones deducibles y los gastos de difícil justificación se calculan aplicando el porcentaje del 7% sobre el rendimiento neto positivo (la diferencia positiva entre los ingresos íntegros y los demás gastos fiscalmente deducibles incluidas las amortizaciones), sin que la cuantía resultante pueda superar 2.000 euros anuales.

La Ley del IRPF, ha elevado exclusivamente para el período impositivo del año 2023, del 5 al 7 por 100 el porcentaje de deducción para el conjunto de las provisiones deducibles y los gastos de difícil justificación.

  • Gastos de viajes y representación: Se podrán desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que es bueno conservar documentos justificativos de los eventos a los que se acude.
  • Gastos derivados de vehículo personal: tales como gasolina, mantenimiento y demás, sólo serán deducibles en el IRPF cuando se trate de actividades de transporte de viajeros o mercancías, de lo contrario, no es posible incluir ninguno de estos conceptos como gasto de la actividad.

Por último, las siguientes partidas no tendrán la consideración de gastos deducibles en ningún caso:

  • Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas del juego.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.

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Post elaborado por Yanicza Forte, técnica de Emprende.ull.
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