Recordemos que trabajar en remoto implica poner en práctica una combinación de habilidades, factores, herramientas y reglas, que nos ayuden a ser personas productivas y a que todo funcione de forma eficiente.
Algo que cualquier profesional debe tener claro es que teletrabajar es un proceso que tiene una dependencia, casi total, de la digitalización de nuestros recursos.
Si nos centramos en estos recursos, podemos detectar una serie de herramientas que nos ayudarán de forma increíble en nuestro día a día.
Hay varios campos en los que podemos ubicar a estas herramientas, pero los cinco campos principales de los que te quiero hablar en este post, son los siguientes:
● Comunicación
● Videoconferencias
● Gestión de proyectos
● Gestión de documentos en la nube
● Gestión del tiempo
Dentro de cada uno, podemos encontrar muchísimas herramientas que nos serán de utilidad, pero en este caso y en horas de sintetizar, voy a escoger solo una herramienta para cada uno de ellos.
1. Comunicación
Cuando hablamos de comunicación para trabajar en remoto, hablamos de comunicación profesional y, con esta premisa bien presente, herramientas como WhatsApp o Telegram deberían de desaparecer de tu mente lo antes posible.
Dentro de abanico de herramientas de comunicación que podemos seleccionar, me quedo con Slack (con Microsoft Teams, siguiéndola muy de cerca)
Slack, es con diferencia, la mejor herramienta de comunicación que he utilizado, y que utilizo en mi día a día. Utilizó Slack, desde que lo descubrí en 2015 trabajando como profesional independiente para Hipertextual, y aunque la herramienta ha evolucionado muchísimo, mantiene la esencia que le permite ser lo que es ahora mismo, y no es otra cosa, que el sustituto del email para los equipos de trabajo.
Tal es así, que en su página web puedes encontrar un claim muy claro: Despídete del correo electrónico
Pero ¿Qué es lo que hace tan bueno a Slack? Pues todo lo que te pongo a continuación:
● Nos permite chatear (de forma enriquecida) con cualquier miembro de nuestro espacio de trabajo.
● Podemos generar canales (también denominados hilos) para segmentar equipos, proyectos, temáticas y/o conversaciones.
● Nos da acceso a un repositorio de archivos compartidos (por espacio de trabajo, canal o conversación privada que hayamos tenido)
● Tenemos acceso a conversaciones y mensajes guardados (recursos, links, frases importantes, etc.)
● Tenemos acceso a menciones, de tal modo que podemos ver desde un solo panel todas aquellas menciones que nos hayan hecho nuestros compañeros y compañeras.
● Generación de borradores, para poder redactar mensajes que podamos repasar y enviar en el momento oportuno, mejorando así, la comunicación asíncrona.
● Integración con multitud de aplicaciones de terceros: Asana, Google Drive, Twitter, Trello, Google Calendar, Gmail, GitHub, etc. Lo que nos permite tener una visión de 360 grados en muchas gestiones empresariales.
● Posibilidad de realizar llamadas o videollamadas con los miembros del espacio de trabajo.
● Configuración de estados: ausente, ocupado, trabajando desde casa o generación de estados personalizados.
● Y, por último, pero no menos importante, un asistente muy simpático, llamado slackbot, que nos ayudará a programar tareas, poner recordatorios, enviarnos mensajes de aplicaciones específicas o establecer un montón de reglas dentro de Slack.
Sin duda, Slack es una las herramientas más completas y competitivas que podrás encontrar en el mercado.
Comunicación – Videoconferencias
Dentro del apartado de comunicación, he querido abrir una pequeña mención especial a las herramientas de videoconferencia. Al igual que en el caso anterior, tener que escoger solo una es bastante complicado.
Si no hubieran surgido los múltiples problemas de seguridad que han surgido con ella, seguramente aquí te hablaría de Zoom, pero, este hecho, que es bastante importante, ha hecho que me decante por una menos conocida: Whereby.
He utilizado Whereby con dos de sus planes: el Free y el Pro, y ambos casos, la experiencia ha sido, casi siempre, fantástica. Eso sí, la herramienta está muy bien para equipos pequeños o profesionales independientes que quieran hablar con us clientes, si tu equipo excede 12 personas, igual deberías de plantearte otras alternativas como Google Meet, Skype, Webex o Jitsi.
Lo mejor que tiene Whereby es su facilidad de uso, tan simple, que en muchos casos solo tienes que copiar la url y empezar a utilizarla.
El resto de opciones, son ya de sobra conocidas: compartir pantalla, uso desde aplicaciones móviles, posibilidad de cerrar las videoconferencias, grabar las videollamadas o integración de herramientas como Google Drive, Trello o Youtube.
2. Gestión de proyectos
Dentro del apartado de gestión de proyectos, a mi me gusta tener dos consideraciones: herramientas para freelance y herramientas para equipos.
a. Freelance
Si tengo que recomendarte una herramienta para freelance, esa sería, sin duda Todoist.
Llevo utilizando Todoist casi 4 años, y la verdad es que no puedo quejarme de nada.
Todoist te permite:
● Crear proyectos y segmentar los por categorías, teniendo la posibilidad de ordenarlos por destacados.
● Generar múltiples tareas dentro de cada proyecto que podrás:
● Ordenar por prioridad
● Establecer una fecha de entrega
● Poner recordatorios de la misma (por día y fecha o por ubicación)
● Añadir etiquetas, para poder localizarlas fácilmente
● Añadir comentarios, en el caso de que trabajemos en algunos proyectos con otros freelance.
● Además, cuenta con un montón de integraciones, extensión para navegadores y aplicaciones móviles nativas.
b. Empresas o equipos
Si te tengo que hablar de una herramienta para gestionar proyectos en equipo, esa es, sin duda, Asana.
Asana es la herramienta más versátil que conozco para trabajar en equipo, ya que te permite atacar los proyectos con las siguientes modalidades de trabajo, listas de tareas, método Kanban, utilizando diagramas o calendario, o siguiente cronogramas de trabajo.
Asana es una herramienta toda en una, que te permite llevar y centralizar la comunicación, gestión de documentos, gestión de equipo y gestión de proyectos y tareas.
Gestiona en línea el trabajo, los proyectos y las tareas de tu equipo · Asana
En definitiva, Asana te permite:
● Planificar proyectos y tener en una sola vista que está haciendo cada persona.
● Asignar proyectos y tareas a diferentes áreas de tu empresa.
● Mantener de forma ordenada, las comunicaciones dentro de cada proyecto y lo que se debe ejecutar dentro de cada tarea.
● Adaptar la metodología de trabajo que mejor se adapte a tu equipo o área de trabajo.
● Automatización de flujos de trabajo.
● Integración con una gran variedad de aplicaciones: Google G Suite, Slack o Dropbox.
3. Gestión en la nube
Si tengo que hablarte de una herramienta para gestionar documentos en la nube, esa es Google Drive, o dentro de su versión profesional: Google G Suite.
Google G Suite es la solución empresarial de Google que te permite tener acceso, además de aun dominio profesional, a todas las soluciones de profesionales de Google: Google Drive, Gmail, Google Chat y Google Meet, Calendar y todas las herramientas que ya conocemos.
Sin duda, uno de los apartados con mayor potencial de Google G Suite, es Google Drive, herramienta que nos va a permitir editar y trabajar de forma conjunta con:
● Documentos
● Hojas de cálculo
● Presentaciones
● Formularios
● Fotografías
● Videoconferencia
A todo esto, se le suma, además, el tener un repositorio de archivos con formatos casi ilimitados, disponible en la nube. Partiendo de un espacio de 30GB y pudiendo ampliarlo hasta los 3TB de almacenamiento.
4. Gestión del tiempo
En último lugar, pero no menos importante, están las herramientas para la gestión del tiempo, bastante sencillas en su cometido y en su funcionalidad, pero que a cambio nos prestan una información muy valiosa a la hora de trabajar.
De todos las herramientas de gestión del tiempo que tienes disponible, yo me quedo con Toggl.
Toggl es una herramienta muy sencilla de utilizar, y básicamente nos ofrece lo siguiente:
● Posibilidad de generar proyectos (con asignación de presupuesto en el formato premium)
● Control del tiempo / presupuesto dedicado a cada tarea / proyecto
● Vista de calendario, e integración con Google Calendar
● Integración con gestores de proyectos: Asana, Trello, etc.
● Posibilidad de consultar y descargar reportes por días, semanas, meses o periodos personalizados.
Dentro de este artículo tienes herramientas que te serán de gran utilidad para ayudarte a gestionar tus proyectos de forma remota o teletrabajando.
Carlos Jonay Suárez Suárez